【内容摘要】物资管理是施工企业生产经营的重要组成部分，直接影响着施工企业的工程成本、工程质量和经济效益，与企业生存发展有着密切的关系，也是加强反腐倡廉、促进企业廉政建设的重要内容。加强施工企业物资管理流程的内部审计，有利于规范物资采购行为，揭露制度缺陷和管理漏洞，是降低工程成本、促进节约、提高经济效益的重要手段。
【关键词】施工企业物资管理流程审计
物资管理是施工企业生产经营的关键环节之一，是最容易出漏洞、也是最容易出现舞弊的环节，如果不严格加以控制，则会出现物资采购价格虚高、物资质量低劣甚至严重影响工程质量、损失浪费等问题，势必会增加工程成本，影响企业的经济效益和社会效益。在物资管理流程实施内部审计是提高物资采购效率，降低物资使用成本，改善物资管理质量，防止舞弊行为的发生，维护企业合法权益，促进企业提高经济效益的一种有效管理手段。
内部审计人员应通过审阅资料、咨询技术专家、进行分析性复核、现场观察物资管理流程、询问等方法，研究与物资管理流程相关的背景资料，初步评价重要性和审计风险，制定适合施工企业实际情况的物资管理审计计划和审计方案，实施审计工作，出具审计报告，提出改进和完善企业物资管理的意见和建议，发挥内部审计在企业加强内部管理中的积极作用。
一、调查了解与物资管理有关的内部控制并进行初步评价
施工企业物资管理内部控制调查包括两个方面，一是对管理机构设置和管理制度设计的调查。调查了解企业在物资管理方面的机构设置、内部控制制度设计是否健全、合理。二是对管理制度执行情况的调查。调查了解与物资管理有关的政策和程序是否得到了执行。审计人员可以通过询问企业有关管理人员，检查与物资管理有关的政策文件和相关记录，观察与物资管理相关的业务活动，选择若干具有代表性的交易事项进行穿行测试，全面了解并记录企业物资管理制度的制定、主要业务活动、关键管理环节和政策程序的执行情况等。调查了解物资管理内部控制并进行初步评价主要从以下五个方面进行。
1.对控制环境的调查与评价。控制环境包括治理职能和管理职能，以及治理层和管理层对内部控制及其重要性的态度、认识和措施，良好的控制环境是实施有效内部控制的基础。审计人员应了解企业管理层是否认为健全的内部控制能促成物资管理目标的实现；获取企业组织机构图，了解管理机构的设置是否有利于各部门职责的明确划分和协调运行；调查有无物资管理程序、手册和详细的岗位说明书；了解物资管理流程涉及到的所有员工是否清楚自己所要履行的岗位职责和必须遵循的政策与程序；调查物资管理政策及其变化是否及时向相关员工进行了传达；企业是否制定了书面的道德政策并使员工了解而且定期向员工说明道德行为的重要性；有无制定不合理的业绩考核与激励机制诱使员工舞弊；了解重要岗位人员的权责相称程度及其胜任能力；了解有无对员工进行定期专业培训；询问有关管理层对任何背离物资管理内部控制的行为是否及时采取纠正措施等。通过对企业管理人员思想观念、管理制度设计理念的调查了解，审计人员可以将控制环境对企业物资管理内部控制的影响作出初步评价。
2.对风险管理的调查与评价。风险管理包括风险识别、风险评估和风险应对策略。审计人员应调查企业是否建立了适当的风险管理机制，是否有适当层次的管理部门参与对物资风险管理的评估；有无识别物资风险管理的适当办法；物资风险管理的识别是否全面；是否有物资风险管理的防范和化解措施；是否建立了物资安全库存量管理的方法体系；是否建立了某种流程以识别经营环境发生重大变化并作出相应反应的机制。审计人员应独立对企业风险管理机制和企业管理层对待风险管理的态度进行评价，以确定企业是否能够将风险控制在可以接受的形式和范围内。
3.对控制活动的调查与评价。控制活动是指有助于管理层的指令得以执行的政策和程序，包括与授权、业绩评价、信息处理、实物控制和职责分离等相关的活动。审计人员应调查企业物资请购、采购计划是否经过适当的授权批准；调查对物资采购方式的选择是否执行了政策规定；合格供应商的确定是否做了充分的调查并进行了持续监督；有无健全的物资价格信息控制措施；了解物资的价格确定程序是否合理；是否对物资采购实施合同控制，合同是否经过评审；是否对物资管理不相容职务实行了岗位分离和定期轮换；是否对到场物资由独立部门组织验收，对与合同约定不符的到场物资是否及时查明原因并妥善处理；是否对物资进行了永续盘存记录，是否进行了定期盘点；在缺乏永续盘存记录时，是否存在补偿控制措施；是否实施了物资分类管理；对物资管理是否采取了健全的凭证和记录控制；是否在有关物资采购票证审核一致、无误的基础上确认应付账款负债；是否定期发送供应商往来对账单；有无物资接触和记录使用控制措施；了解物资管理部门业绩评价与实际业绩的差异处理，分析管理目标无法达成的原因。经过上述调查分析，审计人员可以对控制活动的可信赖程度进行初步评价。
4.对信息与沟通的调查与评价。企业在物资管理过程中，必须保持识别、捕捉信息的有效途径，并进行及时有效的沟通。审计人员应调查企业信息系统的设计、运行情况，了解管理层对信息系统的支持程度以及是否鼓励涉及物资管理的所有各方的信息交流；调查信息传递时间、速度及处理程序，了解企业内部信息渠道是否通畅，是否能使员工有效履行职责；调查各级管理人员是否清楚的知道自己在整个控制系统中的角色及应承担的责任；调查对外部信息的收集是否全面、及时、有效；调查企业是否对重大物资采购差异进行了及时调查和处理，是否将调查结果向管理层提交；是否保持和及时更新了物资管理程序文件；了解有无通畅的例外情况报告渠道；员工的反馈以及供应商的投诉渠道是否畅通；是否对网络环境下信息处理和传递的安全完整和对计算机病毒的防范采取了措施保证等。审计人员通过对物资管理信息获取与处理过程的了解，可以评价企业信息与沟通内部控制的适当性。
5.对监督的调查与评价。企业不仅应当为物资管理内部控制制定正确的政策和程序，还必须确保有关各方都能遵循这些政策和程序，因此，必须对构成内部控制的各要素的运行情况进行监督。审计人员应调查企业是否建立适当管理程序来保证物资管理控制的运行并对运行的效果进行评估；是否存在适当的程序对物资管理活动进行持续的日常监督；了解监督活动中发现的控制薄弱环节是否向适当管理层报告；是否根据需要对政策和程序进行修改。通过对物资管理制度有无相关的监督规定，监督过程是否能保证有效制约，监督结果是否能落实责任追究的调查了解，审计人员可以对监督要素进行初步评价。
审计人员通过对物资管理内部控制情况的调查了解，可以判断现有控制程序的控制点和控制环节能否足以发现、防止和纠正施工企业在物资管理过程中所存在的风险，在此基础上对企业物资管理内部控制制度的健全性和所制定的内部控制程序是否得以执行进行初步评价。
二、在初步评价的基础，实施物资管理流程内部审计的控制测试
有些企业在形式上看管理制度健全，但实际上并没有认真执行，制度形同虚设。因此应当对企业物资管理内部控制情况进行控制测试，以证实内部控制制度的实际执行程度，确认内部控制制度是否发挥了预期作用。在测试控制运行的有效性时，应当从以下方面获取关于控制是否有效运行的证据：控制在不同时点是如何运行的；控制是否得到一贯执行；控制是由谁执行的；控制以何种方式运行。以此为依据对内部控制执行的有效性做出评价。
实施控制测试可以结合企业物资管理各业务环节从以下方面进行。
1.采购计划管理的控制测试。采购计划是物资管理的关键程序，通过检查企业在采购申请、批准订购、编制采购计划等控制环节的业务活动，使控制测试的结果能为进一步信赖该制度执行的有效性提供有力的证据。审计人员应选取若干份采购申请单，检查摘要、数量、日期和相关文件是否完整，是否预先连续编号，审核批准手续是否完整，检查有无核准人签字，确定请购与审批是否实行了职责分离；如发现企业的采购申请、采购计划没有经过审核批准，则可认为企业在采购计划环节对授权的控制薄弱。
2.订货环节的控制测试。审计人员应检查订购单的完整性，如编号、日期、摘要、数量、价格、规格、质量及运输要求等是否齐全，审核订购单上是否有相关采购人员和主管人员签字，是否有企业稽核部门的复核标记，检查订货单与批准的采购申请单是否相符合。抽取若干份采购合同，检查采购方式的选择是否执行了政策规定，将合同内容与采购计划内容进行核对，包括：物资名称、规格型号、数量、单价、总价等；抽取合同评审有关记录，检查合同评审程序是否符合规定，相关审批手续是否完整。
3.验收环节的控制测试。审计人员应检查物资验收部门在收货时对货物的检查情况，检查按编号顺序处理的验收单的完整性，即检查验收单是否连续编号、内容填写是否完整，需要技术鉴定的是否有技术人员签字，检查物资质量检验单的内容和处理程序，检查验收单和质量检验单是否有主管人员签字和审核标记，验收单是否及时送交订货部门和财务部门；审核入库单与验收单是否一致，审核验收单与订购单在品种、规格、数量、质量等方面的一致性；检查验收与采购、保管职责是否由不同人员担任。
4.结算付款环节的控制测试。审计人员应抽取若干采购业务的原始凭证，检查每一张确认负债的记账凭证是否均附有订货单、验收单、供应商发票，审核这些原始凭证的数量、单价、金额是否一致，原始凭证上的各项手续是否齐全。检查付款凭证是否连续编号，付款内容是否与付款凭证相一致，付款支票是否由经过授权批准的人员签发；检查支票登记簿的编号次序，并与相应的应付账款明细账和银行存款日记账核对，审查其金额是否一致；观察编制记账凭证和签发支票、签发支票和保管支票的职责分工是否符合内部控制原则；检查付款支票样本，确定资金支付是否完整的记录在适当的会计期间；抽取应付账款明细账和供应商对账单，检查与供应商往来对账是否一贯。
5.现场管理与消耗的控制测试。检查保管人员是否与采购等其他职责相分离；抽取部分出库单，追查有无主管批准和领用人签字；出库单记载的数量、日期是否同实物收发存登记簿记录相一致；追查领料的金额是否恰当合理的计入工程施工成本明细账；检查是否及时登记库存账并与会计记录核对；检查仓库、料棚、堆料场等储存条件是否良好；检查定期盘点制度的执行情况，发生盘盈、盘亏、毁损、报废是否及时按规定审批处理；发出存货的计价方法是否符合会计准则的规定，是否发生了重大变更。
为了提高控制测试的可靠性及效率，在运用询问、检查、观察、重新执行等控制测试程序的基础上，可以选取具有代表性的业务活动进行“穿行测试”，即从请购开始，逐步追查至订购、合同签订、验收入库、核准付款、实际支付、出库消耗以及记账凭证的编制、负债确认、账簿登记、往来对账等，跨越会计系统，对整个业务活动过程进行详细审查。
通过以上的审查与测试，可以得出企业物资管理所涉及业务活动的相关内部控制是否健全、有效的结论。如通过上述测试均没有发现异常，认为相关控制程序能够实现对物资管理业务活动的控制目的，财务处理符合程序，能保证财务报表按正确的会计期间反映企业财务状况，说明物资管理流程的内部控制制度执行良好。
三、实施物资管理流程内部审计的实质性程序
控制测试不能代替实质性测试，无论企业内部控制如何健全和有效，审计人员都应当选择合适的方法对物资管理流程内部控制实施实质性程序。
1.采购计划的审计。获取施工图纸、材料消耗定额、实施性施工组织设计等技术规范资料，审核分项、分部工程材料需用量及单位工程材料分析表计算的正确性，审核工程项目总物资需用量计划计算的正确性。结合工程设计变更或工程合同修改等情况，检查物资需用量计划调整的准确性、及时性；审核物资采购申请单的内容是否完整，是否结合施工进度计划进行编制，是否经过审核批准；审核物资采购计划的编制是否以经过批准的物资采购申请单为基础，并结合现有库存量、安全库存量、施工进度计划等因素计算确定，审核采购计划中对物资质量的要求是否符合相关技术规范的规定，获取与采购计划编制时段相适应的市场公允价格信息，审核采购计划价格的合理性，检查采购计划是否经过审核批准。
2.采购方式选择的审计。施工企业物资采购应建立在法人层面，对工程所需的主要材料、大宗物资实行统一计划、统一采购、统一供应、统一调度和统一核算。采购方式可以分为招标采购、询价采购、直接采购。施工企业应对各类别供应商实行分级管理，通过对供应商进行调查和评估，合格者进入《合格供应商名册》，物资采购必须优先在名册中选择。本环节审计中，审计人员应着重审核采购方式的选择是否依据了内控制度的规定。
招标采购的审计。获取招标文件，检查招标文件中的信息是否全面、准确，审核标底的编制依据是否充分、可靠，计算是否准确，分析最高采购限价的合理性；审核招标公告程序及内容是否符合相关规定；审查招标方式的选择是否符合规定，是否有三个以上投标人参加投标；获取参与投标人的有关资料，审核投标人条件是否符合招标文件规定，投标保函（保证金）是否按文件规定提交；检查开标程序、评标程序、定标程序是否符合规定。
询价采购的审计。对于不具备招标采购条件的物资采购，应遵循“货比三家、质量达标、价格从优”的原则，在询价的基础上选择质优价廉服务、信誉好的供应商进行采购。审计人员应获取有关询价资料，结合市场价格信息，重点审查询价资料的可靠性。
直接采购的审计。获取直接采购方式的各类合同资料，审查其是否属于直接采购的范围，重点审核采购价格确定的合理性。
3.采购合同的审计。获取采购合同及有关证明文件资料，审核订立合同主体是否合法，是否具有相应的权利能力和行为能力；审查合同内容是否合理、合法；审查当事人的意思表示是否真实，合同条款是否完整、严密，合同表述是否准确；审查长期采购合同价格的执行是否约定了物价变动影响及其约定的合理性；审查对合同纠纷处理的约定是否合理。审查合同标的、数量和质量、价格是否与物资采购计划、招标结果相一致；审查采购合同的签订是否履行了规定的审批手续；签订后的采购合同文件是否齐全，是否实行了编号归档管理，重大合同变更是否履行了规定的审批程序。
4.验收管理审计。获取验收证明和验收单，检查验收单是否连续编号，核对合格证、质量证明文件、随货清单、供应商发票等是否齐全；检查验收部门是否执行了验数量、验规格、验品种、验质量的“四验”制度；检查物资名称、规格型号、数量、质量要求是否与采购计划、合同及随货清单一致，不一致的是否依据合同进行了退货或索赔处理；获取行业标准、技术规范等文件资料，检查计量、检验试验器具是否经过国家法定检验机构的检验并取得了书面报告，审核需要进行检验实验的物资是否进行了检验试验并取得证明文件。
5.结算付款的审计。结算审计是物资采购环节付款之前的最后一道关口。审计人员应审核预付货款是否有合同约定；会计部门是否依据验收单、供应商发票、订购单等确认应付账款，检查结算价格、运输费用承担等与合同约定的是否一致；审核是否依据合同约定支付货款；审核合同执行过程中是否存在违约行为，是否进行了有效追究；审核物资入账基础和计价方法是否正确，是否前后期一致；对供应商实行函证，审核应付账款余额的正确性。
6.现场管理及消耗的审计。获取施工现场平面布置图，审核物资库房、料棚、堆料场的选址是否合理，是否体现了经济、效益、效率原则；检查对各类物资是否实行了分类、分区保管存放，易燃易爆、有毒有害物资是否隔离存放并与居住、工作区保持规定的距离，库房设置是否具备防锈、防腐、防火、防潮、防盗等基本条件；现场观察期末物资盘点情况，取得盘点资料和盘盈、盘亏报告表并作重点抽查，查明账实不符的原因，并审查有关审批手续是否完备，账务处理是否正确；重点抽查期末结存量比较大的物资，结合施工计划、现场工程量分析安全库存量和经济库存量的确定是否合理；对委托存放在外的物资，应到现场查看或函证核实；检查物资发出是否依据施工计划实行了限额发料，出库手续是否完备；获取物资进场消耗统计台账和主要材料定额供应台账等基础资料，结合投标预算文件、实际完成工程数量等资料，审核物资消耗价差、量差对工程成本的影响，分析物资管理的经济性和效益性。
在完成上述内部审计程序后，审计人员可以依据所取得的审计证据，分析得出企业物资管理内部控制设计和执行效果的结论，对控制较弱或可能产生差错、舞弊的环节提出加强和改进内部控制的建议，最终达到促进企业提升物资管理效率、提高经济效益，促进企业经营管理水平不断提高的目的。
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